テレワークによる仕事が増える昨今、インターネットを介してドキュメントやファイル、動画や写真などを保存できるクラウドストレージの利用者も増えています。さまざまなクラウドストレージサービスがある中で、Microsoft社の「OneDrive」と「SharePoint Online」が気になった方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は「OneDrive」「SharePoint Online」2種類のクラウドストレージの違いや、それぞれの利用目的・活用方法などをご紹介します。
「OneDrive」とは
「OneDrive」とは、マイクロソフトが個人向けに提供しているクラウドストレージサービスです。無料アカウントでの容量は5GBとなります。Windows 10 では、OneDrive の同期機能が標準でシステムに組み込まれているため、実際に利用している人も多いと思います。
また、100GBまでのプランなら、224円/月 で利用できます。「Microsoft 365 Personal」をサブスクリプションで使用する場合は1,284円/月 で1TBまでの大容量ストレージを利用できます。プランの対象はすべて個人用で1ユーザーとなります。
しかし、「OneDrive」を仕事で使うのはオススメできません。あくまで個人利用を目的としているため、企業に必要となるセキュリティ対策・アクセス権限・バージョン管理・監査機能などを含みません。
そこで、マイクロソフトは企業や法人向けに機能を強化した「OneDrive for Business」といった別サービスを提供しています。
「OneDrive for Business」単体だと
・OneDrive for Business Plan 1：容量1TB 月額540円 ユーザー／月
・OneDrive for Business Plan 2：容量無制限 月額1090円 ユーザー／月
また、最新のOfficeアプリを提供するサブスクリプション版だと
・Microsoft 365 Business Basic：容量1TB 月額650円 ユーザー／月
・Microsoft 365 Business Standard：容量1TB 月額1,360円 ユーザー／月
など複数のプランに付属しています。
「OneDrive for Business」 では、IT管理者が従業員ごとのアクセス権やファイルを外部共有する際のポリシーなどを設定できるようになっています。「OneDrive」 と 「OneDrive for Business」 で提供されるクラウドストレージとしての基本機能はあまり変わりませんが、こういった企業として必要な管理機能の有無が大きな相違点です。
「SharePoint Online」とは
「SharePoint Online」も「OneDrive」と同じようにクラウドストレージとしては同じなのですが、利用目的や用途が異なってきます。マイクロソフトでは「SharePoint Online」をファイル共有だけでなく様々な機能を通して『チームワークを強化するコラボレーションツール』として位置づけています。
「SharePoint Online」のドキュメントライブラリ機能を切り取って、「OneDrive」と名付け別サービスとしたと言われています。
「SharePoint Online」単体だと
・SharePoint Online Plan 1：容量1TB 月額540円 ユーザー／月
・SharePoint Online Plan 2：容量無制限 月額1090円 ユーザー／月
また、最新のOfficeアプリを提供するサブスクリプション版だと
・Microsoft 365 Business Basic：容量1TB 月額650円 ユーザー／月
・Microsoft 365 Business Standard：容量1TB 月額1,360円 ユーザー／月
・Office 365 E3：容量無制限 月額2,500円 ユーザー／月
など複数のプランに付属しています。
「SharePoint Online」を単体で使うのはちょっと割高ですので、「Microsoft 365」を契約してその中で「SharePoint Online」を活用するのをおすすめします。「Microsoft 365」と連携させると下記のような活用もできます。
- 社内のチームサイト・ポータルサイト構築
- 社内の共有ファイルサーバー
- 会議の議事録作成と共有
- 社内ワークフローの申請管理
- スケジュールの管理・共有
- 勤怠管理
弊社では「SharePoint Online」をパスワード付きzipファイル（PPAP）対策としての活用も検討しています。こちらの記事をご参考にしてください。
まとめ
今回は、「OneDrive」と「SharePoint Online」の違いについてご紹介しました。
「OneDrive for Business」は社員個人がオフィスからだけでなく、外出先やリモートワーク中でもファイルの閲覧・編集・更新が可能になり便利です。また、パソコン本体に保存するのではなく、すべてクラウド上に保管することで情報漏えいや紛失・盗難などのリスクを最小限にすることもできます。
「SharePoint Online」では、チームや同じ部署の人たちでどこでも業務ができるようにして連携をスムーズに行うのに便利です。また、「Microsoft 365」と組み合わせれば、社内ポータルサイトや申請管理のワークフローにも活用できるため、『情報の共有』や『業務効率化』にも活用できます。
PNCでは Microsoft 365の導入サービスをご提供しております。「Microsoft 365を導入してみたが、もっと良い使い方を知りたい」などお客様の疑問や課題を経験豊富なエンジニアが解決に向けてご支援いたします。お問合せからお申し付けください。
