Microsoft 365 でできる PPAP 対策:「SharePoint Online」共有アイテムのダウンロード方法 

セキュリティ

昨今、パスワード付きzipファイル(PPAP)が電子メールの添付ファイルとして好ましくない問題で、一部の組織では受信を拒否する動きが出てきています。ファイルを組織外の方と共有したいとき、電子メール以外の手段で行う必要がでてきました。また、色々な組織で Microsoft 365 や G Suite などクラウドサービスの利用も活発化し、電子メール以外のコミュニケーションツールが利用されてきています。

その中で今回は、Microsoft 365 でも利用可能な SharePoint Online で外部共有されたアイテムをダウンロードする方法をご紹介します。

共有通知の受信

まず、SharePoint Online 上で外部共有を有効にした場合、共有 URL が共有相手にメールで通知されますので、「開く」または URL をクリックして SharePoint Online へアクセスします。

「迷惑メール」として扱われている場合があります。迷惑メールならないように送付元のアドレスを除外設定していただくか、アクセスする前にアクセス先 URL が「xxx.sharepoint.com」であることをご確認ください。

共有アイテムへのアクセス

ID の確認

共有 URL にアクセスすると、「 ID を確認」する画面が表示されます。ここでは、ご自身のメールアドレス(通知を受信したアドレス)を入力して次へをクリックします。

共有 URL にメールアドレスが事前にセットされ、メールアドレスを入力しなくても良い場合があります。その場合は「次へ」ボタンのみをクリックします。

検証(確認)コードの受信

入力したメールアドレス宛に「検証(確認)コード」が送信されます。

迷惑メールと判別されることが多いようです。@sharepointonline.com からのメールを受信できるようにしてください。

検証(確認)コードの入力

受信した検証(確認)コードを入力、「確認」ボタンをクリックして共有アイテムにアクセスします。

ファイルのダウンロード

共有されたアイテムをダウンロードする場合は、①「該当のファイルにチェック」②「ダウンロードボタンをクリック」します。
※ リストの上部をチェックすると全てのファイルが選択されます。
※ 複数ファイルを選択してダウンロードする場合は、zip圧縮されます。

まとめ

今回は、SharePoint Online で共有されたアイテムのダウンロード方法をご紹介しました。Microsoft 社からのメールが迷惑メール判定されてしまうこともあるそうですが、PPAP の代替手段として SharePoint Online を利用してみてはいかがでしょうか。

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