昨今、パスワード付きzipファイル（PPAP）が電子メールの添付ファイルとして好ましくない問題で、一部の組織では受信を拒否する動きが出てきています。ファイルを組織外の方と共有したいとき、電子メール以外の手段で行う必要がでてきました。また、色々な組織で Microsoft 365 や G Suite などクラウドサービスの利用も活発化し、電子メール以外のコミュニケーションツールが利用されてきています。
その中で今回は、Microsoft 365 でも利用可能な SharePoint Online で外部共有されたアイテムをダウンロードする方法をご紹介します。
共有通知の受信
まず、SharePoint Online 上で外部共有を有効にした場合、共有 URL が共有相手にメールで通知されますので、「開く」または URL をクリックして SharePoint Online へアクセスします。
共有アイテムへのアクセス
ID の確認
共有 URL にアクセスすると、「 ID を確認」する画面が表示されます。ここでは、ご自身のメールアドレス（通知を受信したアドレス）を入力して次へをクリックします。
検証(確認)コードの受信
入力したメールアドレス宛に「検証(確認)コード」が送信されます。
検証(確認)コードの入力
受信した検証(確認)コードを入力、「確認」ボタンをクリックして共有アイテムにアクセスします。
ファイルのダウンロード
共有されたアイテムをダウンロードする場合は、①「該当のファイルにチェック」②「ダウンロードボタンをクリック」します。
※ リストの上部をチェックすると全てのファイルが選択されます。
※ 複数ファイルを選択してダウンロードする場合は、zip圧縮されます。
まとめ
今回は、SharePoint Online で共有されたアイテムのダウンロード方法をご紹介しました。Microsoft 社からのメールが迷惑メール判定されてしまうこともあるそうですが、PPAP の代替手段として SharePoint Online を利用してみてはいかがでしょうか。
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