【簡単】Outlookに仕分けルールを設定してメールの振り分けを行う方法

ビジネス

仕事を行う上で毎日必ずチェックするのがメールです。社内での打ち合わせや雑談、社外の見込み客と商談の日程調整などメールを使ってさまざまなコミュニケーションを行っています。

日々膨大な量のメールを受け取り、大切なものをすぐ見極めるのに役立つのがメールの振り分けです。そこで今回はふだんメールソフトの中でも使われることの多いOutlookの機能で作成したフォルダーに自動で振り分ける方法について解説します。

受信メールを作成したフォルダーに自動振り分けする方法

1つひとつのメールを手動で分類するのは手間で大変です。新着メールや既存のメールを設定した条件にしたがって自動で任意のフォルダーに移動するように設定します。

新規にフォルダーを作成する

Outlookの初期状態では、すべての受信メールは「受信トレイ」に入ります。
これらのメールをフォルダーへ仕分ける方法を解説します。

まず、Outlookを起動したら、「受信トレイ」の文字の上で右クリックをします。
その中から「フォルダーの作成」を選びます。

受信トレイの下にフォルダが作成されるので、「社内連絡」や「顧客先名」などのわかりやすいフォルダー名をつけてenterボタンを押します。

新たに仕分けルールを設定する方法

あてはまる条件のメールがフォルダーに仕分けられるルールを設定します。

仕分けルールの作成前に「受信トレイ」をクリックし、フォルダーに移動させたいメールを選択しておくことで、そのメールの情報を元にルールを作成できます。選択したメールの差出人をルールに含めることができるのでメールアドレスの間違いがなくなります。

  1. Outlookの上部にあるタブから「ホーム」を選び、「ルール」をクリックします。つづいて「仕分けルールの作成」をクリックし、「仕分けルールの作成」ダイアログボックスが表示されます。
  2. 「次の条件に一致する電子メールを受信したとき」の差出人・件名・宛先から、お好みの条件にチェックを入れます。件名や宛先を条件に選択した場合は必要に応じて件名や宛先を編集して調整します。

  3. 「実行する処理」の一覧から「アイテムをフォルダーに移動する」にチェックをして、「フォルダーの選択」をクリックします。
  4. 「仕分けルールと通知」ダイアログボックスに戻り、振り分けたいフォルダーを選択して「OK」をクリックします。

  5. 「仕分けルールの作成」ダイアログボックスに戻るので「OK」をクリックすると「成功」ダイアログボックスが表示されます。「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」のチェックを入れ、「OK」をクリックします。仕分けルールに設定した条件にしたがいすべてのメールは設定したフォルダーに移動されます。

仕分けルールを削除する方法

新しい部署に異動したり、業務が新たに増えた場合などメールのやりとりが大きく変化します。その場合、これまでのルールを見直したり削除する必要があります。

  1. これまでに設定した仕分けルールを削除する場合は「ルール」⇒「仕分けルールと通知の管理」をクリックします。

  2. 「仕分けルール」の一覧から、削除したい仕分けルールのチェックボックスにチェックを入れ、上部の右側にある「削除」をクリックします。確認メッセージのポップアップが出るので「はい」をクリックすると選択した仕分けルールが削除されます。

まとめ

Outlookのメール仕分け機能を上手に活用できるとビジネスメールの処理スピードがアップして業務効率や生産性も上がるでしょう。

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