Outlookで誤送信メールを取り消す方法と防止する設定

仕事をする上で毎日必ず確認するのがメールです。その中でも「Microsoft Outlook（アウトルック）」を使って社内での打ち合わせの段取り、社外の見込み客と商談の日程調整などを行っている人は多いでしょう。

Outlookを使って日々膨大な量のメールを送っていると誤った内容を送信してしまったり、違う宛先に誤送信してしまうこともあります。

そこで今回はOutlookで送信の取り消しができる条件と取り消す方法、仕分けルールで一定時間後に送信する設定についてご紹介します。

Outlookで誤送信したメールを取り消す方法
1. 取り消す機能を使うための３つの条件
2. Outlookのメール送信取り消し操作方法
仕分けルールで一定時間後に送信する設定
Outlook誤送信防止アドイン
まとめ

Outlookで誤送信したメールを取り消す方法

Outlookでは誤送信したメールでも以下の条件を満たした場合、取り消すことができます。

取り消す機能を使うための３つの条件

法人向けMicrosoft 365の製品を利用している
相手が社内（同じ組織内）のユーザーであり、Microsoft Exchangeを利用している
相手がまだメールを開封していない

Outlookを含むMicrosoft 365（旧称、Office 365）には「家庭向け」と「一般法人向け」の2種類があり、取り消し機能を使うためには、一般法人向けである必要があります。

一般法人向けのMicrosoft 365のプランには

Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Premium
Microsoft 365 Apps

などがあり、どれかに該当する必要があります。また、相手が同じ社内のユーザーであり、Microsoft Exchangeを利用していなければ取り消しはできません。

Microsoft Exchangeは、組織内にサーバーを構築して利用する「Exchange Server」とクラウドサービスとして提供される「Exchange Online」の2種類があり、どちらでもOutlookの機能をフルに使えます。

そして、送信相手がメールを確認する前であれば、取り消し機能が使えます。

以上の3つの条件を満たさないとこれからご紹介する取り消し方法は使えないため、かなり限定的にはなります。

Outlookのメール送信取り消し操作方法

「送信済みアイテム」から取り消したいメールを選択し、ダブルクリックします。
開かれた取り消したいメールのファイルタブをクリックします。
情報タブの中の「再送信または取り消し」をクリック後、「メッセージの取り消し」をクリックします。
「メッセージの取り消し」ダイアログボックスが表示されるので、「未読ならば、受信トレイから削除する」にチェックが入っているのを確認して、OKボタンをクリックします。
メッセージの取り消しを行った後、メール中に「このメッセージを～（日時）～に取り消そうとしました。」という文字が表示されます。
少し時間がたって送信が取り消せると「メッセージの取り消し成功：件名」という結果メールが送られてきます。失敗した場合はその旨のメールが送られてきます。

上記の手順でOutlookでメールの送信を取り消すことができますが、相手がOutlookを起動していない場合は、すぐには削除されません。相手がOutlookを開いたときに削除処理が行われます。ただしOutlookを開いてすぐに対象メールを開いた場合には、削除に失敗することもあります。

仕分けルールで一定時間後に送信する設定

自分と相手が同じ組織内のMicrosoft Exchangeアカウントで、相手がメールを確認する前でないと送信を取り消す機能は使えません。本当に送信を取り消したい場合は、相手が取引先等の別の組織ということも多いと思います。

そこで、Outlookの仕分けルールにおいて、すぐに送信されない設定にしておくことで誤送信を防止する方法がおススメです。下記にその設定手順についてお伝えします。

Outlookの上部にあるタブから「ホーム」を選び、「ルール」をクリックします。つづいて「仕分けルールと通知の管理」をクリックし、「仕分けルールと通知の管理」ダイアログボックスが表示されます。
「新しい仕分けルール」をクリックします。
自動仕分けウィザードのウィンドウが開くので「送信メッセージにルールを適用する」を選択して「次へ」をクリックします。
条件があれば設定しますが条件を設定しない場合、全ての送信メールが対象となります。通常は全ての送信メールが対象で問題ないと思いますので、何も選択せずに「次へ」をクリックします。
「この仕分けルールはすべての（送信メッセージ）に適用されます。よろしいですか？」というメッセージが表示されるので、「はい」をクリックします。
「指定した時間分後に配信する」にチェックを入れて、「指定した時間」をクリック。配信時間の指定ボックスで～分を指定して「OK」をクリックします。
右下の「完了」をクリックします。
「このルールは、Outlookで電子メールを確認するときのみ実行されます。Outlookが実行されておらず、電子メールをオンラインで確認する場合や別のデバイスから確認する場合には、このルールは適用されません。」という表示が出ますが「OK」をクリックします。
「適用」をクリックしてから「OK」をクリックします。先に「適用」をクリックしないとルールは動き出さないので気をつけてください。