仕事を行う上で毎日必ず確認するのがスケジュールです。多くの予定があるとき、カテゴリーや優先順位によって色分けしておくと見やすいです。そこで今回はふだんメールソフトの中でも使われることの多いOutlookの予定表の中で色分けして分類する方法について解説します。
Outlook予定表とは
Outlookの予定表は画面左下の「予定表アイコン」をクリックします。
予定表の表示方法には「日にち表示」「稼働日表示」「週表示」「月表示」「グループスケジュール」があります。
- 「日にち表示」：1日の予定が表示。標準では上下方向 キーを押すと30分ずつ1日の予定の中を移動。
- 「稼働日表示」：休日以外のスケジュールが表示。標準では土日が休みになっていて月曜日から金曜日まで。
- 「週表示」：1週間のスケジュールが表示。土日の休日も含めた形で表示。
- 「月表示」：1ヶ月のカレンダーに予定が書き込まれた形で予定表が表示。
- 「グループスケジュール」：メンバーのスケジュールを一覧表示。会議の設定などで利用。
分類に名前を付ける
予定が立て込んでくると優先順位付けが必要になってきますが、「分類項目］で管理して色分けをすると見やすくて便利です。「分類項目」は絞り込み検索としても利用できるため、分類に名前を付けておいたほうがわかりやすいでしょう。予定タブの「分類」ボタンをクリックすると初期の標準状態では
- 赤の分類
- オレンジの分類
- 黄の分類
- 紫の分類
- 青の分類
- 緑の分類
があります。これらの名前を優先度が分かりやすいように変えるにはまず、①「分類」を押して②「すべての分類項目」をクリックします。
色分類項目のポップアップが出てくるので、①変更したい分類を選択して、②「名前の変更」をクリックすると分類項目の名前が変更できます。修正できたら③OKボタンをクリックします。
スケジュールの優先順位による色分け
スケジュールの優先順位色付けに役立つ「緊急度と重要度のマトリクス」という考え方があります。縦軸と横軸にそれぞれ「重要度」と「緊急度」をとり以下のようにタスクを4つに分類する方法です。
- 赤：重要度が高く、緊急度も高い予定
- 青：重要度が高いが、緊急度が低い予定
- 黄：緊急度が高いが、重要度が低い予定
- 紫：重要度も緊急度も低い予定
これはあくまで一例ですが、上記のような色分け方法も参考にしてみてください。また、仕事ではなく、プライベートの予定などは「緑」にしてもよいかもしれません。
予定に色を付ける方法
予定に色を付けるには、①すでに入力してある予定を右クリックして、②「分類」をクリックします。③すべての分類項目が表示されるので該当するものをクリックします。
まとめ
Outlookの予定表で色分け分類機能を上手に活用できるとスケジュールも見やすくなり生産性も上がるでしょう。
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