【簡単】OutlookからTeams会議を作って外部の人を招待する方法

ビジネス

「Microsoft Teams(チームズ)」を使ったビデオ会議で、他の会社など外部の方を招待して、参加してもらうには、Teamsビデオ会議用のURLを発行して送信する必要があります。

今回はOutlookから簡単にTeams会議を作って外部の人を招待する方法についてご紹介いたします。

Teamsとは

「Microsoft Teams」はマイクロソフトが開発、提供するコラボレーションプラットフォームです。「Skype for business」の後継として開発されました。

Teamsには
・チャット
・通話/ビデオ会議
・ファイル共有/共同編集
・Officeアプリとの連携
等の機能があり、Microsoftアカウントがあれば無料利用も可能です。

新型コロナウィルス対策で広がるテレワークとビデオ会議利用


新型コロナウィルス対策で在宅勤務・テレワークが増え、社内ミーティングの開催や取引先との打ち合わせでもビデオ会議を打診されることが増えてきています。

外部の方との打ち合わせや営業についても、これまでは訪問して対面でのやり方が一般的でしたが、新型コロナウィルスの影響もあり、ビデオ会議を利用する動きが加速しています。

その際にマイクロソフトが提供するウェブ会議・ビデオ会議のTeamsでは、同じ会社の人だけでなく、外部の方も参加可能です。

Outlookからの外部ゲスト向けTeams招待方法


同じマイクロソフトのOutlookから簡単にビデオ会議の予定を設定し、Teams用URLを取得して、外部の方に招待メールを送る方法があるのでご紹介いたします。

  1. Outlookの予定表を開く
  2. ホームメニューの「新しいTeams会議」をクリック
  3. Teams会議のウィンドウが新たに立ち上がるので、
    ・タイトル:メールの件名
    ・必須・任意:必須参加者・任意参加者のメールアドレス
    ・開始時刻と終了時刻:打ち合わせ日時
    を入力
  4. メール本文の入力
    ※注意※
    Outlookで既定メール形式をテキスト形式に設定していると「会議に参加するにはここをクリック」のTeams会議URLが消えてしまいます。
    その場合、「会議に参加するにはここをクリック」にカーソルを合わせ、右クリックして「ハイパーリンクのコピー」を選択し、Teams会議のURLを直接メール本文へ張り付けて案内を送るようにしてください。
  5. 「送信」ボタンを押して、社内・社外のTeamsビデオ会議参加者にメールを送信します。

外部ゲストのTeams参加方法

  1. 外部の方は上記の方法で送信されたTeams会議URLをGoogle chromeやMicrosoft Edgeなどのブラウザソフトのアドレスバーに貼り付けます。
  2. 「Microsoft Teamsを開きますか?」のポップアップが出ます。すでにTeamsをインストールしている方は「Microsoft Teamsで開く」をクリックするとTeamsが立ち上がります。
    Teamsをインストールしていない方は「キャンセル」をクリックします。
  3. 「このブラウザーで続ける」をクリックするとTeamsのダウンロードもインストールも必要ありません。
  4. 「名前を入力」の欄に会社名や名前を入力し、「今すぐ参加」をクリックするとブラウザのみでTeams会議に参加申請ができます。
  5. 会議の主催者が参加申請を受け取り、「参加許可」をクリックすると外部の方はTeams会議に参加できます。

最後に・まとめ

今回はTeams会議に外部の人を招待する簡単なやり方としてOutlookから行う方法をご紹介いたしました。

コロナ禍に伴うリモートワークをきっかけにして取引先や営業先とのコミュニケーションの取り方が大きく変わってきています。

Teamsのウェブ会議を活用することで、ビジネススピードを落とさず、セキュアな環境で日々の打ち合わせを実施していくことができるでしょう。

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