【セキュリティ対策】Outlook(アウトルック)でHTML形式からテキスト形式に設定する方法

セキュリティ

多くの企業で使われるメールソフトのOutlookですが初期状態ではhtml形式で表示する設定になっています。html形式のメールをそのまま表示するのはセキュリティ的にリスクがあるため、すべてのメールをテキスト形式で表示する設定方法についてご紹介いたします。

ウィルスメールに使われてきたhtml形式メール

html形式のメールは、文字が装飾されて読みやすかったり、本文中に画像や動画を使用して表現が多用になるなどのメリットのため、B to Cの販促メールや企業のメールマガジンで広く利用され、一般的になりつつあります。

一方で、htmlを悪用したウイルスメールが流行したこともあり、かつてはhtml形式になっているだけで迷惑メールに自動で振り分けられたりビジネスメールでは敬遠されてきました。

社内のセキュリティ対策でテキスト形式が推奨されているなら、テキスト形式で受信メールを表示したり、送信メールも作成できる設定に変更しておきましょう。

Outlookで受信メールをテキスト形式で表示する設定方法

Ⅰ 上部メニューの「ファイル」をクリックします。

Ⅱ アカウント情報画面左下の「オプション」をクリックします。

Ⅲ 「Outlookのオプション」画面が表示されるので、左メニューの「トラストセンター」をクリックし、右側の「トラストセンターの設定」をクリックする。

Ⅳ トラストセンターの画面が表示されたら、左メニューの「電子メールのセキュリティ」を選択し「テキスト形式で表示」項目の「すべての標準メールをテキスト形式で表示する」と「すべてのデジタル署名されたメールをテキスト形式で表示する」の両方にチェックを入れます。その後、右下の「OK」をクリックします。

Ⅴ 設定が完了したら、一度Outlookを閉じて、再度立ち上げます。受信したメールを開封して、メール上部の件名横に「メッセージ(テキスト形式)」と表示されます。

Outlookで送信メールをテキスト形式で作成する設定方法

Outlookでは送信メールの形式が「HTML形式」「テキスト形式」「リッチテキスト形式」の3種類から選べます。初期標準設定の「HTML形式」から「テキスト形式」に変更する設定方法をお伝えします。

Ⅰ 上部メニューの「ファイル」をクリックします。

Ⅱ アカウント情報画面左下の「オプション」をクリックします。

Ⅲ 「Outlookのオプション」画面が表示されるので、左メニューの「メール」をクリックし、右側のメッセージ作成項目の「次の形式でメッセージを作成する」を「テキスト形式」に選択して、右下のOKボタンをクリックします。

まとめ

セキュリティの観点からOutlookでhtml形式ではなく、テキスト形式で受信したメールを表示したり、送信する設定方法についてご紹介しました。

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