【セキュリティ対策】Outlook(アウトルック)でオートコンプリート機能を無効にする方法

セキュリティ

メールソフトのOutlookにあるオートコンプリート機能は名前の候補を表示してくれて便利ですが、類似の異なるメールアドレス候補を選択してしまい誤送信が発生する危険があります。ここでは、ヒューマンエラーによる情報漏えいを防ぐため、Outlookでオートコンプリート機能を無効にする方法についてご紹介いたします。

Microsoft Outlookにおけるオートコンプリート機能とは

Microsoft Office Outlook(マイクロソフト・オフィス・アウトルック)は、Microsoft Officeの一部として含まれている個人情報管理 (Personal Information Manager) ソフトウェアです。電子メール機能のほかに、予定表・連絡先管理・仕事管理・メモ・To Do リストなどの機能が含まれます。

Outlookには[宛先]、[CC]、[BCC]に直接アドレスを入力する場合、オートコンプリート機能があります。オートコンプリート機能が有効になっていると、今まで入力したメールアドレスの履歴から候補が自動表示されるようになります。

しかし、社内の「田中さん」に送るつもりが取引先の「田中さん」に送ってしまったなどのインシデントにつながってしまうおそれがあります。企業によってはセキュリティ対策の運用ルールで誤送信防止のために、このオートコンプリート機能を無効にすることが定められていることもあります。

それでは具体的な設定方法を見ていきましょう。

Outlookでオートコンプリート機能を無効に設定する方法

①ウィンドウ左上の「ファイル」タブをクリックします。

②アカウント情報の左メニュー下部にある「オプション」をクリックします。

③「Outlookのオプション」ウィンドウが表示されるので、左メニューの「メール」を選択して、下方向にスクロールして「メッセージの送信」項目を表示させます。「[宛先]、[CC]、[BCC]に入力するときにオートコンプリートを使用して名前の候補を表示する」のチェックを外して、「OK」ボタンをクリックします。

これでOutlookのオートコンプリート機能が無効化されました。

オートコンプリートのリストを空にする方法

すでに登録済のオートコンプリートのデータを削除したい場合は、「メッセージの送信」項目にある「オートコンプリートのリストを空にする」ボタンをクリックします。

「オートコンプリートリストを空にしてもよろしいですか?」というメッセージウィンドウが表示されますので、「はい」をクリックします。そうするとオートコンプリートのデータを削除することができます。

まとめ

Outlookでオートコンプリート機能により類似の宛先候補を表示することはヒューマンエラーによる情報漏えいが発生する危険性があります。できればオートコンプリート機能は無効化して、宛先にはアドレス帳を使用することで誤送信のリスクを防ぐことができます。リスクを理解してオートコンプリート機能を利用される場合であっても、十分に注意して利用してください。

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